DocuWare unterstützt schon seit Jahren standardmäßig die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD. Darüber hinaus können zahlreiche weitere nationale strukturierte E-Rechnungsformate verarbeitet werden wie Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien, FACTURAe aus Spanien und KSEF aus Polen.

XRechnung
XRechnung ist eine der beiden deutschen Lösungen für die EU-Richtlinie und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrates entwickelt. Sie ist speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen konzipiert und nutzt ein XML-basiertes Format, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.

ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte und bildliche Rechnungen kombiniert. Es enthält eine visuelle Darstellung als PDF-Datei (PDF/A3) und strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format, sodass Rechnungen sowohl maschinell als auch visuell lesbar sind.

DocuWare verfügt über einen automatische Datenextraktionsfunktion, so dass sämtliche Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, RechnungstellerIn, Fälligkeit, etc. direkt aus den maschinenlesbaren Feldern der elektronischen Rechnung entnommen werden. Über die DMS-Lösung können alle nötigen Prozessschritte in Gang, gesetzt werden, wie z.B. interne Freigaben, die Übergabe in ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV), Finanzsysteme zur Zahlungsabwicklung, Archivierung, etc..

DocuWare lässt sich problemlos in vorhandene ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, u.v.m. integrieren, um die automatische Buchung und Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen. Das spart Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

DocuWare speichert Rechnungen in einem sicheren digitalen Archiv und überträgt automatisch relevante Werte aus den XML-Dateien als Indexdaten. So erfüllen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD, indem Sie Belege lückenlos für Betriebsprüfungen aufbereiten können. Zudem können Sie Rechnungen gemäß definierter Regeln zur Buchung freigeben oder in Genehmigungs-Workflows leiten. Abschließend wird ein Buchungssatz erzeugt, der direkt an Ihr ERP-System übergeben werden kann, um manuelle Dateneingaben zu minimieren.

DocuWare gewährleistet die Revisionssicherheit von E-Rechnungen, indem es die Rechnungen vor nachträglichen Änderungen, Manipulationen und Fälschungen schützt. Es ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen an den Dokumenten und erleichtert das schnelle Auffinden der benötigten Belege. Darüber hinaus können Nutzungsrechte vergeben werden, um den Zugriff auf die Rechnungen zu steuern und unberechtigten Zugriff zu verhindern.

Um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte durchlaufen:

• Aktuelle Prozessanalyse: Unternehmen müssen ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren und sicherstellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Mithilfe von DocuWare lassen sich alle Abläufe optimieren, von der Rechnungserfassung, über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Rechnungsbegleichung.
• Überprüfung der IT-Infrastruktur: Für eine effiziente E-Rechnungsabwicklung ist eine geeignete IT-Infrastruktur unerlässlich. Mit DocuWare ist sichergestellt, dass relevante Formate wie XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet und nötige IT-Lösungen zur weiteren Abwicklung integriert werden können.
• Schulung der MitarbeiterInnen: Die Einführung der E-Rechnung erfordert, dass MitarbeiterInnen über die neuen gesetzlichen Anforderungen sowie in der Handhabung von DocuWare geschult werden. Die edr software führt als DocuWare-Partner eine entsprechende Systemschulung durch.